更新しきれない人事情報を“迅速”かつ“正確”に更新するためのツールを模索

日本能率協会では企業の研修プログラムを事業の柱のひとつとしています。お取引先との関係を構築し続けるためには、CRMで常に最新の役職・部署名を保持し続ける必要があります。だからこそ、小会では会員の皆様の人事異動情報をいち早く把握し、登録情報の更新するために日経バリューサーチfor SFAを活用しています。

以前は日本経済新聞をはじめ、プレスリリース、ホームページ等で公開された人事情報を基にデータ更新を行っていました。しかし、その手法では一定以上の役職の方の異動情報しかつかむことができません。当時、約2.5人の人員を配置して更新作業にあたっていたのですが、情報の抜け漏れやピーク時の通常業務の停滞が気になっていました。

人の手だけではどうしても限界があります。情報の正確性と作業の効率化を図るため、日経人事ウオッチProを導入することにしました。これにより、日々異動情報をチェックして、定期的にデータを更新できるようになりました。さらなる効率化を図るべく、小会のビジネススタイルにもっとも適するソリューションを求めて日本経済新聞社に相談したところ、この日経バリューサーチfor SFAを紹介していただいたのです。

発令日当日に人事異動情報が更新される独自のシステムを構築

日経バリューサーチfor SFAを導入してからは、作業効率の大幅な向上はもちろんですが、登録件数にしばりがないため、これまで手が回っていなかった部課長クラスの人事情報までカバーできるようになりました。

具体的には日経バリューサーチfor SFAで取り込んだ人事情報を、独自のマッチ処理によって小会のデータベースに沿って変換するシステムを構築。

複数役職を持つ方や部署名が長過ぎることによってデータベースに正しく反映されないことなどもあるため、今でも欠かさずに目検と手作業による修正を行っていますが、そうした作業を含めても、これまで2.5人体制で行っても追いつかなかった更新作業が、1人体制で日に30分程度の作業を行えば済む程にまで効率化されました。

また、日経バリューサーチfor SFAは人事異動情報を随時いただけるため、発令日当日には新しいデータが自動上書きされるよう、システムが組めるようになりました。さらに高頻度で情報の更新ができるだけでなく、発令日当日からお取引先と情報を新しい部署・役職名で把握できるようになったのは、小会のビジネスにとってとても大きいことだと考えています。また、更新作業による負担が大幅に軽減されたため、通常業務が停滞しなくなったのもありがたいですね。

現在は日経バリューサーチfor SFAを人事異動情報の更新にのみ活用していますが、今後は営業部門への展開も検討したいと思っています。

日経バリューサーチfor SFAの「人物紹介機能」を活用することによって、商談の幅が広がるのはもちろんですが、これまでお会いできなかった方の所まで行けるようになる可能性があると期待しています。